سبد خرید 0

وبلاگ

دیتابیس در اکسل و مهمترین نکات طراحی پایگاه داده

دیتابیس یا پایگاه داده چیست؟

به زبان ساده دیتابیس ها محلی برای ذخیره سازی و نگهداری اطلاعات بصورت منظم و سازماندهی شده می باشد.بعد از ساخت پایگاه داده، تمامی عملیات مثل طراحی فرم ورود اطلاعات، فرم گزارشگیری، فرم جستجو و … از روی این پایگاه داده ها طراحی می شود.پس اولین قدم در ساخت یک فایل ورود اطلاعات، ساخت جدول مربوط به دیتابیس ها می باشد.

دیتابیس در اکسل (پایگاه داده) و اصول پیاده سازی آن برای دستیابی به نتایج مطلوب آنقدر حائز اهمیت هست که عدم پیاده سازی دیتابیس با ساختاری نامناسب در گزارشات و جمع آوری اطلاعات از قسمت های مختلف شمارو دچار مشکل خواهد کرد.اکثر کاربران از قبل اطلاعاتی را داخل یک جدول اکسل ذخیره کردن اما در مرحله گزارشگیری و سازماندهی داده ها به شدت دچار مشکل شده اند.ما اینجا قصد داریم با ذکر مثال های کاربردی، مهمترین نکاتی که در ساخت دیتابیس در اکسل باید بدان توجه کنید را بیان کنیم.

1- تفکیک اطلاعات در جداول مجزا

فرض کنید می خواهید یک فایل برای ثبت نمرات دانش آموزان ایجاد کنید.شما ابتدا باید اطلاعات لازم برای ثبت نمرات را تفکیک کنید.مثلا شما باید یک شیت برای درج نام و مشخصات تحصیلی دانش آموزان، یک شیت برای ثبت اسم و مشخصات دروس، یک شیت برای ثبت مشخصات کلاس ها و … ایجاد کنید.

2- داشتن الگو و ساختار منظم اطلاعات

سعی کنید اطلاعاتی که در دیتابیس ذخیره می کنید مرتب کنار هم قرار بگیرند و از ثبت اطلاعات بصورت پراکنده و گیج کننده خودداری کنید.در ساخت جدول پایگاه داده تا حدامکان از فرمت دهی های زیاد مثل رنگ بندی سلول ها و غیره اجتناب کنید.زیرا پایگاه داده فقط برای نگهداری اطلاعات شما می باشد و نیازی به ظاهر سازی ندارد.

3- داده ها پیوسته و مرتبط با یکدیگر باشند

همانطور که در گزینه 1 گفتیم، برای اطلاعات با جنس های مختلف باید دیتابیس مجزایی ایجاد شود.اما مساله اینجاست در این شیت قراره چه اطلاعاتی از دانش آموز ذخیره شود.مسلما اطلاعتی باید ذخیره شود که دانش آموز رو هرچه بهتر معرفی کنه. اطلاعاتی مثل : نام و نام خانوادگی ، نام پدر ، سن ، مقطع تحصیلی ، رشته ، جنسیت و … . پس ثبت اطلاعاتی مثل : نام دبیر، ضریب درس، ساعت کلاس که مربوط به مشخصات درس می باشد در شیت اطلاعات دانش آموز هیچ معنایی ندارد.

4- داشتن عنوان یا سرستون مناسب و منحصربه فرد

سعی کنید در ایجاد جدول های دیتابیس برای هدر ستون اطلاعات نامی مناسب و قابل فهم و بدون تکرار استفاده کنید به گونه ای که نام سرستون معرف نوع اطلاعاتی باشد که باید توسط کاربر پر شود.

5- قرار دادن داده های همجنس در یک ستون

فرض کنید در شیت مشخصات دانش آموز می خواهید جنسیت دانش آموز را ثبت کنید.اکثر کاربران برای اینکار دو ستون یکی برای پسر و یک ستون دیگر هم برای دختر ایجاد می کنند و با یک کاراکتر ستاره علامت گذاری می کنند.بجای اینکار بهتر است فقط یک ستون با عنوان “جنسیت” ایجاد کنید و با نوشتن “پسر” یا “دختر” جنسیت آنرا مشخص کنید.

6- عدم تکرار داده ها در ساخت جدول پایگاه داده

دقت داشته باشید اطلاعاتی که شما در دیتابیس ها ذخیره می کنید به هیچ عنوان نباید تکراری باشد.

7- تعیین یک مشخصه منحصربه فرد و ارتباط دهنده

مهمترین قسمت طراحی دیتابیس، درنظر گرفتن یک مشخصه منحصربه فرد و غیرقابل تکرار می باشد.مشخصه هایی مثل : کد ملی، شماره دانش آموزی، شماره پرسنلی و… .اگر دقت کرده باشید هر زمان که وارد یک سازمان یا سیستم می شوید یک شماره اختصاصی برای شما درنظر گرفته می شود.مثلا وقتی دانش آموز یا دانشجو می شوید یک شماره دانش آموزی یا دانشجویی، وقتی کارمند می شوید یک شماره پرسنلی، وقتی در بانک حساب باز می کنید یک شماره حساب برای شما لحاظ می شود.دلیل اینکار این هست که ممکنه تمام مشخصات شما با یک شخص دیگری مشابه باشه، اما به هیچ عنوان کد اختصاصی شما با دیگری مشابه نخواهد بود.

8- خداحافظی با حالت Merge (ادغام سلول) هنگام دیتابیس در اکسل

در جدول اکسل هر اطلاعات داخل یک سلول نگهداری می شود که از کنار هم قرار گرفتن این سلول ها یک جدول حاوی اطلاعات را تشکیل می شود.هر سلول باید اطلاعاتی خاص را داخل خود ذخیره کنند بنابراین نباید سلول هارو با یکدیگر ترکیب یا Merge کرد.هنگام ساخت جدول سعی کنید از ابزار Table ایجاد کنید.زیر ابزار تیبل بصورت اتوماتیک قوانین دیتابیس و چندین قابلیت بسیار جالب مثل محدوده داینامیک را برای شما پیاده سازی می کند.

9- عدم وجود ردیف های خالی در جدول

سعی کنید داده هایی که در پایگاه داده ذخیره می کنید پشت سر هم بوده و ردیف خالی بین داده های شما وجود نداشته باشه.اینکار باعث میشه تا اطلاعات شما مرتب باشه و حجم فایل شما بیهوده بالا نره.

به نمونه هایی از شکل صحیح و اشتباه ساخت جدول دیتابیس در اکسل توجه کنید :

نمونه جدول دیتابیس در اکسل برای ثبت اطلاعات نمرات دانش آموزان

جدول ثبت نمرات دانش آموزان
شکل شماره 1-1 دیتابیس غیراصولی برای ذخیره اطلاعات نمرات دانش آموزان
دیتابیس نمرات دانش آموزان در اکسل
شکل شماره 2-1 دیتابیس اصولی برای ذخیره اطلاعات نمرات دانش آموزان

نمونه دیتابیس ثبت ورود و خروج کالا در اکسل

جدول دیتابیس ورود و خروج انبار
شکل شماره 1-2 دیتابیس غیراصولی برای ذخیره ورود و خروج کالاها
ساخت جدول استاندارد ورود و خروج کالا در اکسل
شکل شماره 2-2 دیتابیس اصولی برای ذخیره ورود و خروج کالاها

نمونه دیتابیس ثبت مشخصات افراد در اکسل

شکل شماره 1-3 دیتابیس غیراصولی برای ذخیره اطلاعات افراد
شکل شماره 2-3 دیتابیس اصولی برای ذخیره اطلاعات افراد

منبع : https://www.lifewire.com

اشتراک گذاری:

مطالب زیر را حتما مطالعه کنید

9 دیدگاه

به گفتگوی ما بپیوندید و دیدگاه خود را با ما در میان بگذارید.

  • با سلام و عرض تبریک. به مناسب سال جدید و آرزوی موفقیت در این سال
    ببخشید یه سوال داشتم بنده میخوام مقدار وارد شده در یک سلول رو تبدیل به مقدار دلخواه در سلول دیگه ای کنم,(تبدیل عدد به حروف و بر عکس) از if استفاده کردم ولی خطا داد!!
    با تشکر از شما

    • سلام. وقت بخیر

      سوالتون خیلی گنگ هست.لطفا بیشتر توضیح بدین و بگین با چه خطایی مواجه میشید

      • خطای value مياد با دو تا#
        میخوام وقتی در سلول مرجع مثلا”ب” وارد کردم در سلول دیگه مثلا عدد 5 رو برگردونه و برعکس

        • برای تبدیل عدد به حروف میتونید از افزونه ABH یا سایر افزونه های مشابه استفاده کنید ولی برای تبدیل حروف به عدد بنده افزونه ای ندیدم.

  • سلام من یه لیست از مشخصات دارم که با vba فرم ورود اطلاعات بسازم و نیاز هست دگمه چاپ را در فرم داشته باشم. ایا امکان داره چاپ رو که بزنم ، طبق اون شکل که من دارم مشخصات رو وارد میکنم پرینت گرفته بشه. کمک کنید

    • سلام. وقت بخیر.

      شما میتونید برای چاپ ، یک فرم تو شیت ایجاد کنید و اطلاعات رو از طریق UserForm وارد اون بکنید و از خود شیت پرینت بگیرید.

      مثلا : sheet1.Printout

پاسخی بگذارید

keyboard_arrow_up question