وبلاگ

حرفه ای شدن در اکسل و 11 گام رسیدن به آن

11 گام تا حرفه ای شدن در اکسل

حرفه ای شدن در اکسل و نحوه یادگیری پیشرفته اکسل بیشتر برای افرادی یک هدف می شود اکسل مقدماتی را پشت سر گذاشته اند و اکنون دنبال نکات و ترفند های حرفه ای شدن در اکسل هستند.اما چیزی که میتونه شمارو از بقیه متمایز کنه و به یک کاربر حرفه ای در اکسل تبدیل کنه شناختن ابزارهای قدرتمند اکسل و تکنیک های استفاده از آن می باشد.اگر شما هم خود را یک حرفه ای میدانید پس بهتره این مقاله رو دنبال کنید تا خود را محک بزنید.ابزارهایی که در این بخش می خواهیم به معرفی آن بپردازیم شاید ازنظر برخی ساده باشد اما داخل هریک از این ابزارها کلی چالش نهفته هست پس با ما باشید با 11 ابزار قدرتمند اکسل که حرفه ای ها باید آنرا بشناسند.

1) Pate Special : 

اولین ابزاری که میخواهیم معرفی کنیم که حتی خیلی از کاربران از مزایای این ابزار غافل هستند، Pate Special نام دارد.از این ابزار برای تعیین الگوی رفتاری عملیات Paste  برای یک مقدار کپی شده استفاده می شود.این ابزار به شما این امکان را می دهد تا تعیین کنید یک مقدار کپی شده با چه خصوصیاتی Paste شود.

ابزار Pate Special اولین گام حرفه ای شدن در اکسل
شکل شماره 1 – ابزار Pate Special

برای مثال فرض کنید یک سلولی که دارای فرمول و فرمت مشخصی هست را کپی میکنید حال نیاز دارید بدون Paste شدن مقدار آن، فقط فرمت محدوده کپی شده را Paste کنید.و یا تعیین کنید فقط مقدار سلول پست شود و فرمول و فرمت آن پست نشود.

نحوه دسترسی به این ابزار:

ابتدا یک سلول یا محدوده ای را کپی کنید.حال سلول یا محدوده ای که قرار است عمل Paste در آنجا شود را انتخاب و کلیک راست را بزنید و گزینه Pate Special را انتخاب کنید.مطابق شکل زیر:

نحوه دسترسی به ابزار Pate Special
شکل شماره 2 – نحوه دسترسی به ابزار Pate Special

از جمله سوالاتی که به کمک این ابزار می توانید بدان پاسخ دهید:

  • چگونه فقط مقدار یک سلول را Paste کنم…؟
  • چگونه فقط فرمول یک سلول را Paste کنم…؟
  • چگونه فقط فرمت یک سلول را Paste کنم…؟
  • چگونه فقط کامنت های یک سلول را Paste کنم…؟
  • چگونه فقط شرط های یک سلول را Paste کنم…؟
  • چگونه یک محدوده خاص را در یک مقدار مشخص جمع،تفریق،تقسیم و ضرب کنم…؟
  • چگونه داده های خودم رو از حالت ردیف یا ستونی به ستونی یا ردیف تبدیل کنم…؟
  • و…

این پنجره درمورد آبجکت هایی مثل shape و  picture متفاوت است.اگر شما یک shape یا picture را کپی کنید پنجره Pate Special آن به شکل زیر خواهد بود:

Paste کردن بصورت Picture
شکل شماره 3 – Paste کردن بصورت Picture

شما در پنجره فوق می توانید تعیین کنید که آبجکت کپی شده با چه خصوصیتی Paste  شود.

2) GO TO Special :

ابزاری ساده اما سودمند که برای دسترسی و انتخاب سریع محدوده ها مورد استفاده قرار می گیرد.شما بوسیله این ابزار می توانید محدوده هایی را که نام گذاری کرده اید را انتخاب و خیلی سریع روی آن محدوده پرش کنید.

راه های دسترسی به این ابزار:

  1. Home tab > Editing group > Find & Select > GO TO
  2.  کلید میانبر Ctrl+G

همانطور که در شکل زیر مشاهده میکنید در پنجره GO TO یک محدوده نامگذاری شده به نام Table13456 وجود دارد که اگر آنرا انتخاب کنیم و OK را بزنیم خیلی سریع به آن محدوده پرش مکنیم.

ابزار Go To
شکل شماره 4 – ابزار Go To

علاوه بر انتخاب بک محدوده نامگذاری شده ، اکسل این امکان را به شما می دهد تا از خصوصیات آماده برای انتخاب محدوده استفاده کنید.برای اینکار دکمه Special… را کلیک کنید تا پنجره زیر ظاهر شود.

پنجره ابزار GoTo و گزینه های آن
شکل شماره 5 – پنجره ابزار GoTo و گزینه های آن

از جمله سوالات مهمی که به کمک این ابزار می توانید بدان پاسخ دهید:

  • چگونه فقط سلول های حاوی کامنت را انتخاب کنم…؟
  • چگونه فقط سلول های حاوی فرمول را انتخاب کنم…؟
  • چگونه فقط سلول های خالی را انتخاب کنم…؟
  • چگونه فقط شیپ یا عکس ها را انتخاب کنم…؟
  • چگونه به آخرین سلول استفاده شده شیت برم…؟
  • چگونه فقط سلول هایی را که کاندشینال فرمتینگ در آنها استفاده شده را انتخاب کنم…؟
  • چگونه فقط سلول هایی را که دیتاولیدیشن در آنها استفاده شده را انتخاب کنم…؟
  • و…

3) Table :

ابزار تیبل یکی از ابزارهای کارآمد در تهیه گزارشات،یکپارچه کردن اطلاعات و ساماندهی اطلاعات طبق ضوابطی خاص می باشد.شاید برای شخصی که کم و بیش با این ابزار آشنایی دارد ابزار ساده ای بنظر برسد(که همینطور هم هست) اما این ابزار اتفاقات و دستاوردهای پشت پرده ای دارد که باید با آنها آشنا بود.از جمله مهمترین رویدادهای این ابزار خداحافظی کردن با حالت پراستفاده Merge کردن سلول هاست که این خود یک اصل در طراحی دیتابیس هاست.درواقع Table یک جعبه امن برای ذخیره و دسترسی به اطلاعات می باشد.

ابزار Table در اکسل
شکل شماره 6 – ابزار Table در اکسل

مسیر دسترسی به ابزار Table :

Insert tab > Tables group > Table

 

مهمترین مزایای استفاده از Table  :

  1. محدوده داینامیک
  2. ساماندهی و یکپارچه سازی اطلاعات
  3. پیاده سازی اصول اولیه طراحی دیتابیس
  4. دریافت اعتبار و مجوز استفاده از برخی ابزارهای پیشرفته مثل Slicer و Relationships
  5. خاصیت AutoFill
  6. فرمت دهی آماده محدوده
  7. و…

آموزش ویدئویی ابزار Table:
[aparat id=”v2bmE”]

4) Formula Auditing Group :

یکی از مهمترین و حیاتی ترین کار حرفه ای ها کنترل،ردیابی،رفع خطاها و گاهی تبدیل خطاها به فرصتی سودمند می باشد.میشه گفت یکی از دسته ابزارهای مهم اکسل گروه Formula Auditing هست که کمتر کسی به آن توجه می کند.این گروه ابزارهای مدیریت و رفع خطاهای فرمول نویسی را در اختیار شما قرار می دهد.

ابزارهای Formula Auditing برای کنترل خطا در اکسل
شکل شماره 7 – ابزارهای Formula Auditing برای کنترل خطا در اکسل

در فرمول نویسی های زیاد بخصوص فرمول نویسی های پیچیده این گروه بسیار مفید میتونه باشه.

مسیر دسترسی به Formula Auditing :

 Formula Tab > Formula Auditing group

از جمله مهمترین مزایای استفاده از این گروه:

  1. پیدا کردن سلول های حاوی خطا
  2. نمایش نموداری ارتباط منابع و مراجع یک فرمول با یکدیگر
  3. محاسبه گام به گام اجزای فرمول خطادار برای ردیابی واحدی که دچار خطا شده است
  4. نمایش خود فرمول ها بجای نمایش نتیجه فرمول ها
  5. و…

5) Conditional Formatting :

یکی از بهترین و مفیدترین ابزار اکسل برای حرفه ای شدن در اکسل که باید بخاطر آن از مایکروسافت تشکر ویژه کرد ابزار قدرتمند و حرفه ای Conditional Formatting هست.اگر می خواهید خود را یک حرفه ای در اکسل تلقی کنید یکی از دروازه ها همین ابزار هست و تا زمانی که تسلط کامل به این ابزار را ندارید باید بگویم که هنوز خیلی زود هست که خود را یک حرفه ای تلقی کنید.

ابزار  Conditional Formatting
شکل شماره 8 – ابزار Conditional Formatting

مسیر دسترسی :

Home tab > Styles group > Conditional Formatting

این ابزار کاربردهای بسیار گسترده ای دارد اما اگر بخواهیم بطورکلی کاربرد آن را شرح دهیم :

کار این ابزار فرمت دهی بر روی محدوده های تعیین شده هست اما براساس شرطهایی که شما تعیین می کنید.یعنی یک ابزار فرمت دهی شرطی می باشد.با این ابزار میشه کارهای بسیار زیبا و خلاقانه ای ایجاد کرد.خلاصه کنم از نظر فرمت دهی سلول ها هرکاری میتونید انجام دهید.اگر مبالغه نباشد باید بگویم یکی از مدال های افتخار اکسل همین ابزار هست و به نظر من تسلط به این ابزار حتی از نان شب هم واجب تر است.

این ابزار در تهیه گزارش های زیبا و بصری نقش بسزایی دارد و بوسیله آن می توانید گزارشهای زیبایی تهیه کنید.در شکل زیر می توانید نمونه استفاده از این ابزار را مشاهده کنید:

ابزار Conditional Formatting برای حرفه ای شدن در اکسل
شکل شماره 9 – نمونه های کاربردی استفاده از ابزار Conditional Formatting
نمونه کاربرد ابزار  Conditional Formatting
شکل شماره 1-9 – نمونه
نمونه کاربرد ابزار  Conditional Formatting
شکل شماره 2-9 – نمونه
نمونه کاربرد ابزار  Conditional Formatting
شکل شماره 3-9 – نمونه

آموزش ویدئویی ابزار Conditional Formatting :

[aparat id=”uUaxh”]


6) Data Validation :

این ابزار یکی از ابزارهای کنترل داده هست و شما بوسیله این ابزار می توانید برای سلول های خود ارزش تعیین کنید.درواقع شما بوسیله این ابزار تعیین می کنید که چه مقادیری با چه ویژگی می تواند وارد سلول شود.

یک ابزار مفید برای محدود کردن کاربران که هرچیزی نمی توانند وارد سلول کنند.

ابزار  Data Validation
شکل شماره 10 – ابزار Data Validation

مسیر دسترسی به این ابزار :

Data tab > Data Tools group > Data Validation

 

از جمله کارهای پرکاربرد که با این ابزار میشه انجام داد:

  1. ایجاد لیست اجباری از داده
  2. جلوگیری از ورود داده های تکراری
  3. تعیین بازه مشخص برای تاریخ و ساعت
  4. جلوگیری از ورود داده های متنی
  5. جلوگیری از ورود داده های عددی
  6. جلوگیری از تایپ فارسی یا انگلیسی
  7. و…

آموزش ویدئویی ابزار Data Validation :

[aparat id=”le0X8″]


اینها فقط چند نمونه ساده از کاربرد این ابزار بود.شما با فرمول نویسی می توانید هرنوع شرطی که دلتان می خواهد اعمال کنید.

نکته: یکی از مواردی که اغلب کاربران اشتباه می کنند تفاوت بین Conditional Formatting و Data Validation هست.Conditional Formatting با فرمت سلول ها کار دارد ولی Data Validation یک داده را قبل از ورود به سلول بررسی می کند تا ببیند اگر با شرایطی که شما تعیین کرده اید مطابقت دارد مجوز ورود داده به سلول را صادر می کند.

7) Name Manager :

از جمله ابزار اکسل که یک قابلیت حیاتی برای حرفه ای شدن در اکسلمی باشد، نام گذاری، مدیریت و دسترسی به محدوده هاست.در کاربرد های معمولی شاید این ابزار زیاد مهم بنظر نرسد اما وقتی سخن از محدوده های پویا و تهیه داشبورد های مدیریتی شود آنوقت هست که این ابزار پادشاهی می کند.

ابزار Name Manager
شکل شماره 11 – ابزار Name Manager

مسیر دسترسی به این ابزار :

Formulas tab > Defined Name group > Name Manager

8) Custom Format Cells :

این ابزار فقط برای تغییر حالت نمایش مقادیر در سلول ها کاربرد دارد که پیشتر با گزینه های Format Cells آشنا شدیم.اما این ابزار یک گزینه مهمی به نام Custom دارد.قبلا شما فقط می توانستید از فرمت های آماده استفاده کنید ولی به کمک این گزینه می توانید فرمت های پیشرفته تری برای خودتان درست کنید که در نمایشی کردن گزارش گیری ها اهمیت بسیار زیادی دارد.

ابزار  Custom Format Cells
شکل شماره 12 – ابزار Custom Format Cells

9) Pivot Table :

و اما گل سرسبد مجموعه ما ابزار Pivot Table یکی دیگه از شاهکار های مایکروسافت در اکسل.میشه گفت یکی از قدرتمندترین ابزارهای داخلی اکسل در زمینه آنالیز، گزارشگیری و ساماندهی داده هاست.شما با استفاده از این ابزار می توانید گزارشهای پیچیده را در کسری از ثانیه تهیه کنید به شرط آنکه داده های شما دارای دیتابیس مناسبی باشد زیرا این ابزار وابستگی شدیدی به اصول طراحی دیتابیس ها دارد.این ابزار را می توان دروازه ورود به طراحی داشبوردها دانست.

ابزار Pivot Table
شکل شماره 13 – ابزار Pivot Table

مسیر دسترسی به این ابزار :

Insert Tab > Tables group > Pivot Table

10) What if Analysis :

ابزار What if Analysis

یک ابزار تحلیلی و آنالیز داده ها برای آینده نگری و پیش بینی مسیر که سه تا ابزار داره:

  1. Scenario Manager
  2. Goal Seek
  3. Data Table
ابزار What if Analysis
شکل شماره 14 – ابزار What if Analysis

مسیر دسترسی به این ابزار :

Data tab > Forecast group > What if Analysis

از جمله سوالاتی که این ابزار به آنها پاسخ می دهد:

  • چگونه به یک سود مشخص برسیم…؟
  • با این اوضاع یکسال دیگر شرکت در چه وضعیت اقتصادی قرار می گیرد…؟
  • تو درس فیزیک چند بگیرم معدلم میشه 18
  • از کالاهای X,Y,Z چقدر بفروشم تا سودم از 2 میلیون بیشتر بشه…؟

درکل با این مجموعه What if Analysis می توانید به تمامی اما و اگرهای خودتان پاسخ بدین و همیشه آینده نگر باشین.

11) 12فرمول کلیدی برای حرفه ای شدن:

از بین دسته ابزارهای مهم حرفه ای شدن در اکسل این گام را نمی توان جزء دسته ابزارها دانست ولی یک آیتم مهم برای حرفه ای شدن هست.

ازبین تمام فرمول های اکسل می توان فرمول های زیر را جزء توابع کلیدی برای حرفه ای شدن در اکسل دانست که با ترکیب با سایر توابع کارهای فوق العاده انجام می دهند.

  1. INDEX
  2. MATCH
  3. INDIRECT
  4. ADDRESS
  5. OFFSET
  6. LARGE
  7. SMALL
  8. FIND
  9. SEARCH
  10. N/A ERROR
  11. CELL
  12. Array Formulas

منبع:

bytescout.com

اشتراک گذاری:

مطالب زیر را حتما مطالعه کنید

1 دیدگاه

به گفتگوی ما بپیوندید و دیدگاه خود را با ما در میان بگذارید.

  • من یک مشکلی دارد، می خوام از طریق کد های معرفی شده سازمان بورس، اطلاعات رو داخل اکسل دریافت کنم
    از قسمت پیووت میرم این کار رو انجام بدم و بدون مشکل بار اول اطلاعات بصورت کامل انتقال پیدا می کنه
    ولی وقتی می خوام رفرش کنم، خطا میده !
    هر کاری کردم این خطا رو میده
    Expression.Error: The key didn’t match any rows in the table.
    Details:
    Key=
    Item=دیده بان بازار
    Kind=Sheet
    Table=

دیدگاهتان را بنویسید